Suresnes Instructeur Elections / Affaires générales - H/F (Permanent)

Missions

Gestion administrative : Instruit les dossiers de demandes de cartes nationales d’identité et de passeports. Vérifie l’authenticité des pièces et contrôle la conformité des dossiers pour éviter les rejets. Réceptionne et enregistre les pièces d’identité reçues et en assure la remise au public. Edite les courriers de relance et de suivi des CNI et passeports. Prépare les envois en préfecture.  Est en charge également de l’établissement des attestations d’accueil et des débits de boissons. Assure le secrétariat du service.  Remet des documents aux administrés (diplôme, notification administrative, avis d’aménagement foncier…)

 

Election : Assure la tenue et la mise à jour des listes électorales. Met en place les commissions administratives.  Participe à l’organisation des scrutins.

 

Recensement citoyen : Assure le recensement des jeunes et la mise à jour de la liste de recensement.

 

Information/ Communication : Réceptionne les appels téléphoniques, donne des rendez-vous pour le dépôt des dossiers CNI/Passeports et attestations d’accueil, informe les personnes souhaitant des renseignements, aide le public à constituer des dossiers (par téléphone ou sur place en leur dressant une liste personnalisée des pièces à fournir).

 

Polyvalence : Assure par roulement et en fonction des besoins l’accueil physique de premier niveau du public. Assure en fonction des besoins des missions d’Etat Civil.

 

Mission de l’agent lorsqu’il est chargé de l’accueil du public : accueille les personnes qui se présentent au bâtiment Etat civil, les renseigne, les oriente vers les bons interlocuteurs et gère les attentes. Donne des rendez-vous Aide, si besoin, à la reformulation des demandes exprimées et donne une information de premier niveau. Assure la remise des pièces d’identité, des attestations d’accueil aux usagers et la mise à jour des dossiers sur les logiciels métiers. Assure la logistique de l’accueil en l’absence du référent (distributeur d’eau et de boissons, plantes, affichage et présentoir d’information…)

Profil

Formations : Niveau bac dans le domaine administratif. Formation en interne et externe.

 

Théoriques : Connaissances réglementaires.

 

Techniques / Pratiques : Connaissance des procédures. Utilisation des outils de bureautique informatique (Word/ Excel/ Intranet), des progiciels métiers, des solutions intégrées de dépôt-retrait et des fichiers du système TES (titres électroniques sécurisés).

 

Aptitudes / Qualités : Bonne communication, sens pédagogique, organisation, grande rigueur, résistance au stress, sens de la confidentialité, disponibilité.

Informations complémentaires

Relations internes et externes : les services Etat Civil et Elections/Affaires générales des autres communes, la préfecture, le tribunal d’instance, le public.

 

Grandes tendances dans le poste : Développement des projets et démarches qualité au sein du service.

 

Contraintes / Caractéristiques particulières : Permanences par roulement le jeudi soir et le samedi matin (ouverture du service au public). Le poste peut également impliquer la participation à la célébration des mariages le samedi et des permanences lors des élections. Poste de représentation de la ville auprès des habitants.

 

Poste permanent à pourvoir  à compter du 1er septembre 2018

Catégorie C
XR/ADM/973
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