Suresnes Assistant de Direction - F/H

Missions

Faciliter l’activité de la Direction Générale en assurant une bonne circulation de l’information et en prenant en charge au quotidien les tâches administratives et d’assistanat du Directeur Général Adjoint des services, dans ses missions.

 

Accueil : Réceptionne, filtre et oriente les appels, effectue les relances. Donne une information de premier niveau et oriente vers les bons interlocuteurs. Tient à jour la traçabilité des appels. Emet des appels pour ses différentes missions (enquêtes, réservations…). Assure l’accueil physique du public.

 

Secrétariat : Assiste le Directeur dans l’organisation de son plan de charge et assure son secrétariat. Réceptionne, trie et répartit le courrier. A la charge du planning du D.G.A., prévoit les rendez-vous et organise la logistique des différentes réunions : réservation de salles, convocation des participants, enregistrements des réunions… Frappe les comptes-rendus de réunions, les notes de service et les réponses à certains courriers. Assure tout travail de classement et d’archivage. Rédige des courriers

 

Participation aux projets des services et aux contrôles de leurs activités : Prend en charge différents dossiers et études (Conseil Municipal, Intercommunalité, SIEP, EPIC). Participe à la préparation de dossiers spécifiques en charge du D.G.A et peut être associé à la réflexion concernant différents projets transversaux impliquant le secteur d’activités (Intranet). Se montre force de proposition et met en œuvre les décisions, évalue son activité et propose des solutions d’amélioration.

 

Assistante du Directeur dans le cadre d’actions spécifiques : Suit les actions spécifiques à la demande du DGA

 

Communication : Assure la transmission de l’information dans le secteur d’activités et joue un rôle de relais auprès des chefs de service et des agents. Assure un reporting régulier auprès de la hiérarchie et fait remonter les problèmes à bon escient.

 

Polyvalence :Peut participer à d’autres tâches en fonction des besoins de la Direction

 

Documentation :Recherche dans les domaines spécifiques confiés au DGA

Profil

Formation: Une formation de type Bac professionnel ou BTS en secrétariat de direction

 

Théoriques : Connaissance des techniques de secrétariat. Connaissance des interlocuteurs et de l’organisation interne. Connaissance du statut.

 

Techniques / Pratiques : Utilisation des logiciels de bureautique (WORD, EXCEL), CONTACT. Respecte les procédures.

 

Aptitudes / Qualités : Discrétion, bon relationnel, organisation, rigueur, disponibilité, capacité d’initiative.  Rapidité, capacité d’écoute.

Informations complémentaires

Relations internes et externes : Relations avec l’ensemble des services municipaux et tous les chefs de service. Contacts avec les habitants, les associations, les entreprises extérieures et les différentes institutions.

 

Grandes tendances dans le poste : Fonctionnement de plus en plus en interface

 

Contraintes / Caractéristiques particulières : Travail sédentaire le plus souvent sur ordinateur.

Catégorie B ; Catégorie C
XR/ADM/968
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