Suresnes Instructrice / Instructeur Etat civil

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Présentation de la ville et du service

Collectivité éco-responsable, attractive et conviviale, reconnue pour la qualité de son cadre de vie et sa richesse faite de diversité et de mixité, Suresnes rayonne par son dynamisme et ses projets, porteurs d’innovations à la fois sociales, solidaires et technologiques.

Suresnes est au cœur d’un pôle économique majeur de l’Île-de-France d’environ 600 000 habitants, le Territoire Paris Ouest La Défense, créé au 1er janvier 2016. Comptant aujourd’hui près de 50 000 habitants, près de 1 000 agents s’attachent quotidiennement à offrir un service public performant et de qualité à l’ensemble des Suresnois.

Pourquoi Suresnes ?

Vous avez l’opportunité de rejoindre une collectivité éco-responsable, qui porte haut et fort la question du bien-être au travail, de l’égalité professionnelle femmes-hommes, du handicap et du dialogue social.

Vous intégrez une direction innovante avec des projets modernes et ambitieux.

Vous rejoignez une équipe dynamique et riche de profils aux compétences variées.

Notre service État civil :

Le service est rattaché à la Direction générale des services, encadré par une cheffe de service, et divisé en deux unités distinctes. Il gère également les trois cimetières de la ville et délivre des documents officiels sous le contrôle de l’État.

L'unité État civil : Cette unité accompagne les usagers dans les étapes clés de leur vie et gère les démarches associées :

  • Actes officiels : Établissement et conservation des actes de naissance, mariage et décès.

  • Accompagnement dans les démarches administratives : Naissance, reconnaissance d'un enfant, changement de nom ou de prénom, mariage, PACS, parrainage civil ou déclaration de décès.

  • Délivrance de documents : Actes d'état civil, légalisations de signatures, certificats de vie, de vie commune, de changement de résidence ou d'hérédité.

  • Modernisation des processus : Utilisation du dispositif COMEDEC pour la transmission dématérialisée des actes entre administrations et notaires.

L'unité Élections et Affaires générales : Cette unité pilote la vie citoyenne, la logistique réglementaire et le recensement :

  • Élections : Tenue des listes électorales, commissions et organisation sécurisée des scrutins.

  • Affaires générales : Attestations d'accueil, enquêtes, affichage réglementaire, regroupement familial et syndicats.

  • Recensement : Pilotage du recensement de la population et du recensement citoyen (jeunes dès 16 ans).

Le service Élections – État civil s’appuie sur une équipe de 23 professionnels, répartis en deux unités aux missions complémentaires, composée de :

  • 1 cheffe de service, garante de la coordination, du pilotage des activités et du bon fonctionnement du service ;

  • 2 conservateurs des cimetières ;

  • 2 responsables d’unité, assurant l’encadrement opérationnel des équipes : l’une en charge de l’unité État civil et l’autre de l’unité Élections et Affaires générales.

Unité État civil :

  • 6 instructeurs, chargés de l’instruction et du suivi des démarches relevant de l’état civil ;

  • 3 gestionnaires courrier, assurant la gestion, le traitement et le suivi du courrier ;

  • 2 officiers d’état civil, chargés de l’établissement et de la délivrance des actes ainsi que des différentes formalités liées à l’état civil.

Unité Élections et Affaires générales :

  • 7 instructeurs, chargés de l’instruction et du suivi des démarches liées aux élections et aux affaires générales.

Missions

Votre rôle :

Accueillir, renseigner et accompagner les administrés dans leurs démarches liées aux événements majeurs de leur vie (naissance, mariage, décès, PACS…). Vous assurez l'instruction, l'enregistrement et le suivi des demandes d'état civil, dans le respect de la réglementation en vigueur, tout en garantissant la qualité du service rendu aux usagers et la bonne coordination avec les différentes administrations.

Missions :

📋 Gestion et instruction des actes d'état civil :

  • Accueille le public et enregistre les déclarations de naissance, de reconnaissance, de mariage, de décès et de PACS, conformément à la réglementation en vigueur.

  • Établit les actes d'état civil et assure leur conformité réglementaire.

  • Constitue et instruit les dossiers de mariage, vérifie les pièces justificatives et assiste aux célébrations.

  • Assure la tenue et la mise à jour des registres d'état civil.

  • Enregistre et appose les mentions sur les actes informatisés, les registres et les livrets de famille.

  • Instruit les dossiers de parrainage civil, de changement de prénom ou de nom ainsi que les demandes de rectification administrative.

💻 Traitement et suivi des demandes d'actes :

  • Traite les demandes dématérialisées d'actes d'état civil via le dispositif COMEDEC.

  • Assure le suivi des instructions et des demandes émanant des différentes administrations.

📞 Accueil, information et communication :

  • Réceptionne les appels téléphoniques, renseigne et conseille les administrés dans leurs démarches.

  • Assure le lien avec les usagers et les différentes administrations partenaires.

  • Établit les plannings hebdomadaires et trimestriels des célébrations de mariage à destination des adjoints au Maire.

  • Transmet mensuellement à l'INSERM les statistiques relatives aux naissances.

  • Assure la publication des naissances, mariages et décès dans la presse interne.

🤝 Polyvalence et participation aux activités du service :

  • Participe à la gestion administrative des cimetières, en lien avec les conservateurs, notamment dans le cadre de la gestion des vacations de police.

  • Contribue à l'organisation des scrutins électoraux.

  • Participe à la création et à la mise à jour des documents, procédures et maquettes informatiques destinés à l'état civil.

Profil

Nous recherchons une personne disposant de solides connaissances réglementaires en matière d'état civil, notamment de l'Instruction générale relative à l'état civil (IGREC), des différentes circulaires applicables ainsi que de la législation funéraire.

Une bonne maîtrise des procédures administratives et des outils bureautiques (Word, Excel) est appréciée.

Enfin, si vous faites preuve d'un excellent sens de la communication et de pédagogie auprès des usagers, que vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et savez garantir la confidentialité des informations traitées, tout en faisant preuve de disponibilité et d'un véritable sens du service public, alors vous réunissez les qualités essentielles pour nous rejoindre !

Nos avantages

  • 🩺 Une participation à la mutuelle et à la prévoyance : pour prendre soin de votre santé et de celle de vos proches.

  • 🏀 Des activités sportives et culturelles sur le temps de travail : un temps dédié à votre bien-être physique et mental.

  • 🎁 Les avantages du COS / CNAS : vous accédez à de nombreuses prestations sociales, culturelles et de loisirs (billetterie, voyages, aides diverses…).

Informations complémentaires

Poste à pourvoir le 1er janvier 2027.

À savoir :

  • Permanence le jeudi de 17h30 à 19h00, selon un système de roulement entre collègues.

  • Permanence le samedi matin en binôme, suivie de la célébration des mariages le samedi après-midi en autonomie, également selon un système de roulement entre collègues.

Sauf mention de contrat à durée déterminée (CDD), cet emploi est ouvert en priorité, aux agents titulaires de la fonction publique par voie de mutation, de détachement ou inscrits sur liste d'aptitude ainsi qu’aux agents contractuels (décret n°88-145 du 15 février 1988 pris pour l'application de l'article 136 de la loi du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale et relatif aux agents contractuels de la fonction publique territoriale).

CV et lettre de motivation à adresser à l'attention de Monsieur le Maire.

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