Assistante / Assistant achats et commande publique

Rejoignez l’Aventure à Suresnes ! 🌟

Collectivité éco-responsable, attractive et conviviale, reconnue pour la qualité de son cadre de vie et sa richesse faite de diversité et de mixité, Suresnes rayonne par son dynamisme et ses projets, porteurs d’innovations à la fois sociales, solidaires et technologiques. 

Suresnes est au cœur d’un pôle économique majeur de l’Ile-de-France d’environ 600 000 habitants, le Territoire Paris Ouest La Défense, créé au 1er janvier 2016. Comptant aujourd’hui près de 50 000 habitants, près de 1000 agents s’attachent quotidiennement à offrir un service public performant et de qualité à l’ensemble des Suresnois.

Pourquoi Suresnes ?

Vous avez l’opportunité de rejoindre une collectivité éco-responsable, qui porte haut et fort la question du bien-être au travail, de l’égalité professionnelle femmes-hommes, du handicap et du dialogue social.

Vous intégrez une direction innovante avec des projets modernes et ambitieux.

Vous rejoignez une équipe dynamique et riche de profils aux compétences variées.

Votre rôle :

Aider et assister les acheteurs et le responsable d’unité dans toutes les tâches nécessaires au bon fonctionnement d’un service Achat, prendre en charge la rédaction d’actes d’exécution, le suivi des procédures et de leur exécution, assurer l’organisation de commissions et transmettre les informations aux personnes ou autorités concernées. Assister et conseiller les services de la Ville (en 1er ressort).

Centraliser l’enregistrement, la gestion et le suivi comptable de tous les marchés publics ou contrats conclus par les services de la Ville dans le logiciel de saisie des marchés publics. Garantir la mise à jour de toutes les informations nécessaires aux paiements des fournisseurs et les mettre à disposition des services concernés (Banque de données Fournisseurs / etc.).

Gérer et suivre les commandes et factures centralisées au niveau de la Commande Publique. 

Missions :

Saisie et suivi des marchés dans le logiciel de comptabilité : 

• Saisie et enregistrement de tous les contrats de la commande publique de la Ville dans le logiciel dédié.
• Téléchargement des pièces du marché pour transmission aux Finances et aux services opérationnels.
• Assistance et conseil aux services opérationnels en cas de dysfonctionnement (Flux SEDIT, référence de marché, modalités de commande…).
• Réception des demandes de révision, contrôle des calculs des fournisseurs / acceptation / transmission aux services et aux Finances.
• Contrôle, saisie et enregistrement des actes de sous-traitance ou co-traitance et autres actes modificatifs (avenants, cessions de créances…) en lien avec l’exécution des contrats de la commande publique. 

Gestion et mise à jour de la Banque de Données Fournisseurs accessible aux services :

• Prise d’information auprès de l’EPT POLD, pour référencement des marchés mutualisés dont peut bénéficier la ville.

Organisation des CAO : 

• Organisation des Commissions d’appel d’offres (envoi des convocations aux élus de la majorité aux élus d’opposition, DGFIP et DDP).
• Réservation de salles, rédaction et transmission des invitations et documents aux divers participants.
• Rédaction des procès-verbaux.
• Enregistrement des PV et autres documents résultant de la CAO.

Aide et assistance aux acheteurs et au responsable d'unité dans l'ensemble des tâches nécessaires au bon fonctionnement du service : 

• Analyse et contrôle des documents de candidature.
• Rédaction et envoi des LNR aux candidats non-retenus.
• Attribution et notification des contrats de la commande publique.
• Structuration et envoi des dossiers au contrôle de légalité.
• Aide et assistance aux acheteurs dans le cadre de la passation des marchés publics, l’organisation de tests/visites et réception d’échantillonnages.
• Envoi et rédaction de courrier, la finalisation de documents ou la pré-complétion de documents.
• Prise d’information et passation de marché d’exclusivité ou gré-à-gré auprès de centrales d’achats ou organismes pour la passation de commande.
• Réalisation ponctuelle de consultations 3 devis auprès des fournisseurs et/ou de MAPA en lien avec le responsable d’unité en cas de surcharge de travail.
• Réalisation d’études ponctuelles sur demande du Responsable d’unité.

Autres tâches nécessaires au bon fonctionnement du service : 

• Assure le contrôle des achats effectués par les services (vérification ponctuelle des commandes hors marchés / erreur ou oubli de numéro de marché / erreur de code nomenclature / vérification de la computations des seuils sur l’outil d’analyse utilisé par la ville…).
• Demande des attestations fiscales et sociales annuellement.
• Rédaction de courriers de pénalités ou avenants administratifs.
• Règlement des litiges avec les fournisseurs en premier ressort.
• Suivi et complétion du tableau général des marchés et suivi d’exécution, ainsi que tout autre tableau utile au marché et à la comptabilisation/planification des procédures.

Gestion du classement et de l'archivage du service : 

• Classe et archive en version dématérialisée et occasionnellement papier, les éléments de procédure, contrats de la commande publique et leurs actes d’exécution selon le mode opératoire mis en place au niveau de la Commande publique.