Assistant administratif et gestionnaire des enseignes - CDD (F/H)

Missions

Présentation de la Collectivité :

🌱Collectivité éco-responsable, attractive et conviviale, reconnue pour la qualité de son cadre de vie et sa richesse faite de diversité et de mixité, Suresnes rayonne par son dynamisme et ses projets, porteurs d’innovations à la fois sociales, solidaires et technologiques. 

Suresnes est au cœur d’un pôle économique majeur de l’Ile-de-France d’environ 600 000 habitants, le Territoire Paris Ouest La Défense, créé au 1er janvier 2016. Comptant aujourd’hui près de 50 000 habitants, près de 1000 agents s’attachent quotidiennement à offrir un service public performant et de qualité à l’ensemble des Suresnois.

Pourquoi Suresnes ❓

Vous avez l’opportunité de rejoindre une collectivité éco-responsable, qui porte haut et fort la question du bien-être au travail, de l’égalité professionnelle femmes-hommes, du handicap et du dialogue social.

Vos missions au quotidien

• Accueillir et informer avec professionnalisme : vous recevez les usagers au guichet ou par téléphone, les orientez sur les démarches à suivre, délivrez les documents utiles et assurez le suivi des correspondances liées aux dossiers.

• Assister les instructeurs dans leur quotidien : vous gérez les appels, organisez les agendas, prenez les rendez-vous, préparez les documents administratifs et assurez la mise en forme du courrier.

• Piloter les demandes d’enseignes : vous enregistrez les dossiers, relancez les demandeurs en cas de pièces manquantes, vérifiez leur conformité au regard du RLPi, transmettez les informations aux services concernés, et rédigez les arrêtés d’autorisation ou de refus.

• Collaborer avec les services partenaires : en lien avec le service commerce, vous participez aux permanences "enseignes" pour conseiller les commerçants et porteurs de projet avant même le dépôt de leur dossier.

• Faire circuler la bonne information : vous êtes un relais clé entre les instructeurs, les partenaires et les usagers. Vous transmettez les informations avec clarté, et alertez en cas de difficulté ou d’élément bloquant.

• Contribuer à la gestion documentaire : vous rédigez ou préparez divers documents spécifiques (rapports de chantier, certificats, comptes-rendus, plans, etc.), et vous participez à l’archivage et à la recherche documentaire.

Profil

🎓 Vous êtes titulaire d’un baccalauréat, idéalement complété par une formation en secrétariat. Vous disposez de bonnes connaissances en gestion administrative, et vous êtes à l’aise avec l’environnement juridique, territorial et les procédures réglementaires propres à une collectivité. Vous maîtrisez les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et, si vous connaissez des logiciels métiers comme Operis ou un SIG, c’est un vrai plus.

📋 Sur le plan opérationnel, vous savez respecter les cadres et les procédures, tout en ayant une bonne capacité à travailler en transversalité, que ce soit avec les collègues internes ou les partenaires extérieurs. Vous avez l’esprit de synthèse, une vraie capacité à rechercher et à transmettre l’information de manière claire et pédagogique. Votre aisance en communication, combinée à votre diplomatie, vous permet de gérer chaque situation avec professionnalisme.

👥Côté savoir-être, vous êtes une personne rigoureuse, organisée et réactive. Vous appréciez le travail en équipe, savez faire preuve de polyvalence et vous vous adaptez facilement aux situations. Vous avez ce petit plus qui fait la différence : le sens du service, le goût du travail bien fait, et l’envie d’apporter votre contribution à une mission utile et concrète.

Informations complémentaires

Poste à pourvoir rapidement en CDD de 6 mois.

CV et lettre de motivation à adresser à l'attention de Monsieur le Maire