Missions
Présentation de la Collectivité :
Collectivité éco-responsable, attractive et conviviale, reconnue pour la qualité de son cadre de vie et sa richesse faite de diversité et de mixité, Suresnes rayonne par son dynamisme et ses projets, porteurs d’innovations à la fois sociales, solidaires et technologiques. Suresnes est au cœur d’un pôle économique majeur de l’Ile-de-France d’environ 600 000 habitants, le Territoire Paris Ouest La Défense, créé au 1er janvier 2016. Comptant aujourd’hui près de 50 000 habitants, près de 1200 agents s’attachent quotidiennement à offrir un service public performant et de qualité à l’ensemble des Suresnois.
Pourquoi Suresnes ?
Vous avez l’opportunité de rejoindre une collectivité éco-responsable, qui porte haut et fort la question du bien-être au travail, de l’égalité professionnelle femmes-hommes, du handicap et du dialogue social.
Vous intégrez une direction innovante avec des projets modernes et ambitieux.
Vous rejoignez une équipe dynamique et riche de profils aux compétences variées.
Votre rôle :
Apporter une aide permanente aux directrices en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil et de suivi de dossiers.
Être une personne ressource pour l’ensemble de la Direction.
Missions :
Organisation de la vie professionnelle de la direction
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
- Organiser les déplacements
- Établir une relation de confiance
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique et de mise en page
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers ou compte-rendu
- Réaliser des documents de formes et contenus divers : petits flyers, courrier, tableaux, ppt …
- Gérer les outils collaboratifs pour la direction (groupes teams etc)
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers
- Suivi des projets et activités de la direction, soutien sur la gestion de dossiers stratégiques des directrices
Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités
- Réaliser le budget de la direction et suivre son exécution
- Réaliser les bons de commande sur la base des devis + rapprochement de factures, bon de commandes des piges pour la rédaction
- Coordination des prestataires extérieurs, pigistes, photographes
- Ressources humaines : gestion des agents entrants et sortants / matériel / recrutement …
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
- Gestion Elise, courrier papier et mail, accueil, publipostage, etc.
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
- Soutien, relais des agents des services, réservation salle
- Gestion des problématiques du bâtiment (informatique, imprimante copieur, chauffage…
- Diffusion des supports de diffusion dans tous les lieux publics et boites élus
- Soutien des collègues dans la logistique des services et la gestion de projet