Suresnes Instructeur élections / Affaires générales - F/H

Missions

Présentation de la Collectivité :

 

Collectivité éco-responsable, attractive et conviviale, reconnue pour la qualité de son cadre de vie et sa richesse faite de diversité et de mixité, Suresnes rayonne par son dynamisme et ses projets, porteurs d’innovations à la fois sociales, solidaires et technologiques.  Suresnes est au cœur d’un pôle économique majeur de l’Ile-de-France d’environ 600 000 habitants, le Territoire Paris Ouest La Défense, créé au 1er janvier 2016. Comptant aujourd’hui près de 50 000 habitants, près de 1000 agents s’attachent quotidiennement à offrir un service public performant et de qualité à l’ensemble des Suresnois.

 

Pourquoi Suresnes ?

 

Vous avez l’opportunité de rejoindre une collectivité éco-responsable, qui porte haut et fort la question du bien-être au travail, de l’égalité professionnelle femmes-hommes, du handicap et du dialogue social.

Vous intégrez une direction innovante avec des projets modernes et ambitieux. Vous rejoignez une équipe dynamique et riche de profils aux compétences variées.

 

Votre rôle :

 

Accueillir, renseigner, établir et gérer les demandes des cartes nationales d’identité (CNI) et des passeports. Etablir les attestations d’accueil. Assurer la bonne gestion de l’activité électorale et du recensement citoyen.

 

Missions principales :

 

Gestion administrative :

  • Instruit les dossiers de demandes de cartes nationales d’identité et de passeports.
  • Vérifie l’authenticité des pièces et contrôle la conformité des dossiers pour éviter les rejets.
  • Réceptionne et enregistre les pièces d’identité reçues et en assure la remise au public.
  • Edite les courriers de relance et de suivi des CNI et passeports.
  • Prépare les envois en préfecture.
  • Est en charge également de l’établissement des attestations d’accueil et des débits de boissons.
  • Assure le secrétariat du service.
  • Remet des documents aux administrés (diplôme, notification administrative, avis d’aménagement foncier…).

 

Election :

  • Assure la tenue et la mise à jour des listes électorales.
  • Met en place les commissions administratives.
  • Participe à l’organisation des scrutins. 

 

Recensement citoyen : Assure le recensement des jeunes et la mise à jour de la liste de recensement.

 

Information/ Communication : Réceptionne les appels téléphoniques, donne des rendez-vous pour le dépôt des dossiers CNI/Passeports et attestations d’accueil, informe les personnes souhaitant des renseignements, aide le public à constituer des dossiers (par téléphone ou sur place en leur dressant une liste personnalisée des pièces à fournir).

 

Polyvalence :

  • Assure par roulement et en fonction des besoins l’accueil physique de premier niveau du public.
  • Assure en fonction des besoins des missions d’Etat Civil.

 

Mission de l’agent lorsqu’il est chargé de l’accueil du public :

  • Accueille les personnes qui se présentent au bâtiment Etat civil, les renseigne, les oriente vers les bons interlocuteurs et gère les attentes.
  • Donne des rendez-vous.
  • Aide, si besoin, à la reformulation des demandes exprimées et donne une information de premier niveau.
  • Assure la remise des pièces d’identité, des attestations d’accueil aux usagers et la mise à jour des dossiers sur les logiciels métiers.
  • Assure la logistique de l’accueil en l’absence du référent (distributeur d’eau et de boissons, plantes, affichage et présentoir d’information…).

Profil

Théorique : Connaissances réglementaires.

 

Technique / Pratique : Connaissance des procédures. · Utilisation des outils de bureautique informatique (Word/ Excel/ Intranet), des progiciels métiers, des solutions intégrées de dépôt-retrait et des fichiers du système TES (titres électroniques sécurisés).

 

Aptitudes / Qualités : Bonne communication, sens pédagogique, organisation, grande rigueur, résistance au stress, sens de la confidentialité, disponibilité.

Informations complémentaires

Formations : Niveau bac dans le domaine administratif.

Formation en interne et externe.

 

Relations internes et externes : les services Etat Civil et Elections/Affaires générales des autres communes, la préfecture, le tribunal d’instance, le public.

 

Grandes tendances dans le poste : Développement des projets et démarches qualité au sein du service.

 

Sauf mention de contrat à durée déterminée (CDD), cet emploi est ouvert en priorité, aux agents titulaires de la fonction publique par voie de mutation, de détachement ou inscrits sur liste d'aptitude ainsi qu’aux agents contractuels (décret n°88-145 du 15 février 1988 pris pour l'application de l'article 136 de la loi du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale et relatif aux agents contractuels de la fonction publique territoriale).

 

 

CV et lettre de motivation à adresser à l'attention de Monsieur le Maire

Catégorie C
VM/ADM/1664
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