Missions
Présentation de la Ville:
Collectivité éco-responsable, attractive et conviviale, reconnue pour la qualité de son cadre de vie et sa richesse faite de diversité et de mixité, Suresnes rayonne par son dynamisme et ses projets, porteurs d’innovations à la fois sociales, solidaires et technologiques. Suresnes est au cœur d’un pôle économique majeur de l’Ile-de-France d’environ 600 000 habitants, le Territoire Paris Ouest La Défense, créé au 1er janvier 2016. Comptant aujourd’hui près de 50 000 habitants, près de 1000 agents s’attachent quotidiennement à offrir un service public performant et de qualité à l’ensemble des Suresnois.
Votre rôle:
Garantir la gestion administrative du personnel, des achats et du budget de l’Unité Personnel des écoles. Favoriser l’optimisation de l’activité.
Missions:
Gestion administrative du personnel :
Assure un rôle de correspondant Ressources humaines pour l’unité et à ce titre centralise et communique l’ensemble des informations concernant la gestion administrative du personnel. ·Tiens à jour les feuilles de congés, les heures supplémentaires, les absences, les horaires, plannings, affectations... ··Effectue un contrôle et communique les données et les justificatifs divers (arrêts de travail, certificats, documents administratifs…) au Pôle Ressources Humaines. ·Prépare les demandes de personnel. Assure le suivi du plan de formation pour l’unité.
Gestion du Budget et Gestion des commandes :
Prépare avec le chef de service le budget et suit sa réalisation. Prépare et suit les marchés du service. · Recense les besoins auprès des responsables de terrain, établit les bons de commande pour les achats d’investissement et de fonctionnement (prestation d’entretien ménager, produits d’entretien, vêtements de travail, …) et les transmet aux fournisseurs. · Engage et liquide les factures. · Réceptionne, contrôle et assure le paiement des factures aux fournisseurs. · Organise la gestion des stocks.
Gestion administrative :
Elabore et suit des tableaux de bord. ·Réalise des analyses ou synthèses ponctuelles. · Réalise différents courriers et documents administratifs, effectue des comptes-rendus. · Est amené à coordonner administrativement des interventions de logistique sur les écoles.
Information et communication : Assure un accueil téléphonique et physique pour les personnels des écoles et les renseigne sur toute question relative à son domaine (règlement intérieur, congés, conséquence de l’absentéisme…).· Assure un rôle de relais entre les services administratifs et les chefs d’équipes de l’unité. Assure la transmission de documents et d’informations auprès des agents des écoles.