Suresnes Responsable unité Etat civil (h/f)

Missions

Présentation de la Ville 

 

Collectivité éco-responsable, attractive et conviviale, reconnue pour la qualité de son cadre de vie et sa richesse faite de diversité et de mixité, Suresnes rayonne par son dynamisme et ses projets, porteurs d’innovations à la fois sociales, solidaires et technologiques.  Suresnes est au cœur d’un pôle économique majeur de l’Ile-de-France d’environ 600 000 habitants, le Territoire Paris Ouest La Défense, créé au 1er janvier 2016. Comptant aujourd’hui près de 50 000 habitants, près de 1000 agents s’attachent quotidiennement à offrir un service public performant et de qualité à l’ensemble des Suresnois.

Descriptif de l'emploi

Superviser et coordonner la bonne gestion des prestations de l'Unité. Assurer le suivi des instructions en matière d'État Civil des diverses administrations.
Missions ou activités
 
Encadrement : Sous l'autorité directe du chef de service, supervise le travail des instructeurs.
Détermine les moyens organisationnels
Mène l'entretien d'évaluation des agents de l'unité

Gestion administrative:

Assure la gestion et le suivi des dossiers
Participe à la production de statistiques mensuelles et trimestrielles.
Traite les demandes dématérialisées d'actes (COMEDEC).
Envoie à l'Institut National de la Santé et de la Recherche Médicale les statistiques mensuelles des naissances.

Délivre les actes d'état civil, instruit les dossiers de décès, de mariage, de naissance, de changement de prénom et de nom, de PACS, de rectifications administratives, les livrets de famille ainsi que les mentions.

Répond aux demandes écrites adressées à l'Etat Civil.
Participe à la création et à la mise à jour informatique de maquettes, de documents destinés à l'Etat Civil.

Mise en place des nouvelles procédures.
Participe à la gestion des cimetières en relation avec le conservateur (gestion des vacations de police, gestion des achats de concessions, rédaction des titres de concessions, gestion du fichier et des registres de cimetières, saisie informatique des titres sur logiciel).
Assiste son chef de service dans l'élaboration du budget.
Information/ Communication : Est l'interlocuteur privilégié des administrés et des partenaires de son secteur d'activité (Préfecture, tribunaux, mairies, Hôpital Foch. * Fait remonter les informations à son responsable hiérarchique.
Développement des projets : Participe aux projets transversaux et montre force de proposition pour les nouveaux projets.
Polyvalence : Assure par roulement et en fonction des besoins l'accueil physique et téléphonique du public. Assure en l'absence de son supérieur hiérarchique la responsabilité de l'état civil.

Profil

Théoriques : Connaissance des procédures réglementaires. Connaissance de l'Instruction Générale de l'État Civil (IGREC) et de la législation funéraire. Connaissance des domaines d'intervention du Maire en tant qu'Agent de l'Etat.
Techniques I Pratiques : Utilisation des outils de bureautique informatique (Word/ Excel) et des progiciels métiers (Mélodie et Requiem).

Aptitudes / Qualités : Bonne communication, sens pédagogique, organisation, grande rigueur, résistance au stress, sens de la confidentialité, disponibilité. Capacité à résoudre les difficultés.


Catégorie : B / C
Filière : Administrative
Cadre d'emplois : Rédacteur/ Adjoint Administratif

Catégorie B ; Catégorie C
JC/ADM/1526
Ce site web utilise des cookies pour la réalisation des statistiques de visites. Ils nous permettent également d'assurer un bon fonctionnement de nos services. En poursuivant votre navigation, vous acceptez l'utilisation de ces cookies.
Pour plus d'informations, Lire la politique des cookies >>.