Suresnes Assistant de direction - F/H

Missions

Faciliter l'activité de la direction des systèmes d'information et télécoms en assurant une bonne circulation de l’information et en prenant en charge au quotidien les tâches administratives et pratiques.

 

Secrétariat : Réceptionne, filtre et oriente les appels, donne une information de premier niveau et effectue les relances. Assure l’accueil physique du public. Gère le planning du directeur de pôle et la prise des rendez-vous.  Rédige et frappe les comptes-rendus de réunions et différents courriers du pôle. Réceptionne, trie et distribue le courrier, peut répondre à des courriers administratifs. Assure le classement et l’archivage de divers dossiers et documents. Tient à jour les fiches de présence et d’absences, saisit et suit les heures.

 

Gestion administrative : Est en charge de différents dossiers, crée et suit des tableaux de bord sur l’activité du pôle. Suit les contrats de maintenance du pôle avec les prestataires extérieurs.

 

Gestion budgétaire : Participe à la préparation et au suivi du budget. Recense les besoins, effectue les bons de commande, l’engagement, le rapprochement et le suivi des factures.

 

Communication : Assure la transmission de l’information dans le service et joue un rôle de relais et de conseil auprès des agents, notamment concernant le suivi des heures et des absences. Fait remonter les problèmes à bon escient.

 

Participation aux projets du service : Etablit des outils et des études d’aide à la décision des supérieurs, évalue son activité et propose des solutions d’amélioration.

 

Polyvalence : Peut être amené à participer à d’autres tâches en fonction des besoins du service.

 

Profil

Formation : Une formation de type BEP ou Bac secrétariat est recommandée. Les compétences techniques propres au domaine d’activité s’acquièrent ensuite avec l’expérience et par le suivi de formations internes.

 

Théoriques : Connaissance des techniques du secrétariat. Connaissances de base en comptabilité. Connaissance des interlocuteurs et de l’organisation interne.

 

Techniques / Pratiques : Met en œuvre les pratiques propres à son domaine. Respecte les procédures. Utilise les outils bureautiques (WORD/ EXCEL), WINPARK, SEDIT, CONTACT.

 

Aptitudes / Qualités : Capacité à hiérarchiser les tâches,  discrétion, rigueur, organisation, adaptabilité, capacité à aller chercher l’information.

Informations complémentaires

Relations internes et externes : Relations avec l’ensemble de services municipaux, fonctionnels ou opérationnels. Contacts et échanges avec les prestataires extérieurs.

 

Grandes tendances dans le poste : Développement du fonctionnement en interface. Développement des outils bureautiques et diversification des logiciels.

 

Contraintes / Caractéristiques particulières : Travail sédentaire, le plus souvent sur ordinateur.

 

CDD 8 mois

Poste à pourvoir le 01/09/2020 

CV et lettre de motivation à adresser à l'attention de Monsieur le Maire

Conditions de recrutement : Recrutement selon les conditions statutaires prévues dans la loi n°84-53 du 26 janvier 1984

Catégorie C
GP/ADM/1374
Ce site web utilise des cookies pour la réalisation des statistiques de visites. Ils nous permettent également d'assurer un bon fonctionnement de nos services. En poursuivant votre navigation, vous acceptez l'utilisation de ces cookies.
Pour plus d'informations, Lire la politique des cookies >>.