Suresnes Agent administratif - service état civil F/H

Missions

Accueillir, renseigner, établir et gérer les demandes du public (mariage, naissance, décès…). Assurer le suivi des instructions en matière d’État Civil des diverses administrations.

 

Enregistrement des déclarations de naissance, reconnaissance, mariage, décès et PACS : · Assure l’accueil du public.  · Enregistre, selon le règlement en vigueur, les déclarations et établit des actes. ·  Constitue les dossiers de mariage et assiste à leur célébration (réunit, vérifie et enregistre les différentes pièces justificatives nécessaires à l’établissement du dossier). · Tient à jour les registres. · Enregistre et appose les mentions sur les actes informatisés, sur les registres et les livrets de familles. Ÿ Instruit les dossiers de changement de prénom, de nom et les rectifications administratives · Participe à la gestion des cimetières en relation avec le conservateur des cimetières (gestion des vacations de police, gestion des achats de concessions, rédaction des titres de concessions, gestion du fichier et des registres de cimetières, saisie informatique des titres sur logiciel, reprise informatique de l’antériorité).

 

 

Traitement des demandes d’actes :  · Traite les demandes dématérialisées d’actes (COMEDEC).

 

 

Information/ Communication : ·Réceptionne les appels téléphoniques, informe et conseille les personnes souhaitant des renseignements· Est l’interlocuteur des administrés et des administrations· Etablit le planning hebdomadaire et trimestriel des célébrations des mariages pour les Adjoints au Maire· Envoie à l’Institut National de la Santé et de la Recherche Médicale les statistiques mensuelles des naissances. · Assure la publication des naissances, mariages et décès (presse interne).

 

Polyvalence 

 

  • Participe lors des scrutins électoraux à l’organisation des élections.

 

Profil

Techniques / Pratiques : Connaissance des procédures. Utilisation des outils de bureautique informatique (Word / Excel) et des progiciels métiers Mélodie et Requiem.

 

Aptitudes / Qualités : Bonne communication, sens pédagogique, organisation, grande rigueur, sens de la confidentialité, disponibilité.

Informations complémentaires

Relations internes et externes : le service Etat Civil des différentes mairies, le Greffier du tribunal d’instance, les services de l’hôpital Foch,  les pompes funèbres, le Procureur, le public.

 

Grandes tendances dans le poste : Développement des projets et démarches qualité au sein de l’Etat Civil.

 

Contraintes / Caractéristiques particulières : Permanences par roulement le jeudi soir et le samedi matin (ouverture du service au public). · Le poste peut impliquer la participation à la célébration des mariages le samedi après-midi et des permanences lors des élections. · Poste de représentation de la ville auprès des habitants. · L’accueil du public peut parfois être difficile.

 

Poste à pourvoir le 01/09/2020

 

Conditions de recrutement : Recrutement selon conditions statutaires prévues dans la loi n°84-53 du 26 janvier 1984

CV et lettre de motivation à adresser à l'attention de Monsieur le Maire

Catégorie C
JD/ADM/1365
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