Suresnes Assistant administratif et comptable - F/H

Missions

Participer à l'optimisation de l'activité en prenant en charge au quotidien des tâches d'ordre comptable et de secrétariat.

 

Secrétariat et comptabilité: Réceptionne, filtre et oriente les appels téléphoniques, prend et transmet les messages. Donne des informations de premier niveau. Gère les agendas des responsable/technicien et monte des réunions. Accueille le public et les personnes ayant des rendez-vous. Réceptionne, tri, enregistre et distribue le courrier, peut répondre a des courriers administratifs. Rédige différents courriers et rapport, met en forme des comptes-rendus et monte des dossiers (pour le conseil municipal notamment). Classe et enregistre divers documents (devis, factures...) et réalise l'archivage des dossiers de chantiers clos. Assure le suivi de l'activité comptable.

 

Dossiers spécifiques : Planifie, organise et participe aux commissions communales de sécurité. Planifie et suit les visites périodiques obligatoires. Tient à jour tous ces documents, les complète et diffuse. Constitue et suit les dossiers sanitaires (plomb, amiante, légionellose), et de mise en sûreté (vidéoprotection). Gère les dossiers d'aménagements des établissements de 5ème catégorie. Met à jour et diffuse le Plan Communal de Sauvegarde.

 

Information/Communication : Relaye l'information, et la fait remonter à bon escient.

 

Participation aux projets du service : Établit des outils et des études d'aide à la décision des supérieurs, évalue son activité et propose des solutions d'amélioration.

 

Polyvalence : Assure le secrétariat du Pôle en cas de besoin (téléphone, réception du courrier etc) ainsi que le suivi de dossiers particuliers comme les contrats d'entretien (3D, onduleurs, ascenseurs, extincteur...) en lien avec le technicien responsable de ces contrats.

Profil

Une formation BEP/CAP ou BAC Professionnel en secrétariat est recommandée. Les compétences techniques propres au domaine s'acquièrent par l'expérience et par le suivi de formations en interne.

 

Théoriques : Connaissances des techniques de secrétariat et des procédures administratives et comptables.

 

Techniques / Pratiques : Met en oeuvre les pratiques liées à son domaine. Utilise efficacement les outils bureautiques et SEDIT, AS-TECH et ELISE. Respect des procédures.

 

Aptitudes / Qualités : Rigueur, organisation, bonne communication, réactivité et diplomatie, capacité à chercher l'information.

Informations complémentaires

Relations internes et externes : Relations avec les services techniques impliqués dans l'activité, et avec les services fonctionnels. Contacts réguliers avec les entreprises extérieures. Est en contact régulier avec l'ensemble des partenaires professionnels et institutionnels.

 

Grande tendance dans le poste : développement des outils bureautiques et diversification des logiciels. Fonctionnement de plus en plus en interface.

 

Contraintes/Caractéristiques particulières : Poste très polyvalent.

 

Conditions de recrutement : Recrutement selon conditions statutaires prévues dans la loi n°84-53 du 26 janvier 1984

Poste à pourvoir le 01/09/2020

CV et lettre de motivation à adresser à l'attention de Monsieur le Maire

Catégorie C
LK/ADM/1364
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