Suresnes Assistant achats et marchés publics F/H

Missions

Centraliser l’enregistrement, la gestion et le suivi comptable de tous les marchés publics ou contrats  conclus par les services de la Ville dans le logiciel de saisie des marchés publics (E. MARCHE). Garantir la mise à jour de toutes les informations nécessaires aux paiements des fournisseurs et les mettre à disposition des services concernés (Banque de données Fournisseurs / E marché).  Assister et conseiller les services de la Ville (en 1er ressort). Gérer et suivre les commandes et les factures centralisées au niveau de la Commande Publique.

Aider et assister les acheteurs et la chef de service dans toutes les taches nécessaires au bon fonctionnement d’un service commande publique.

 

Saisie et suivi des marchés dans le logiciel de comptabilité (E. Marché) :

  • Saisie de tous les marchés et autres contrats de la Ville dans E.MARCHE.
  • Téléchargement des pièces du marché et transmission aux Finances et aux services opérationnels pour exécution des marchés.
  • Assistance et conseil aux services opérationnels en cas de dysfonctionnement sur E. MARCHE (Flux SEDIT / E. MARCHE).
  • Enregistrement des avenants financiers / avenants de prolongation
  • Prise en compte des variations de prix dans E.MARCHE / Contrôle des calculs des fournisseurs / acceptation / transmission aux services et aux Finances.
  • Contrôle et saisie des déclarations de sous-traitance et décision modificative

 

Gestion des achats centralisés au niveau du service Commande Publique

  • Gère l’exécution des marchés centralisés au niveau du service (Mobilier administratif et Publicité Boamp): demandes de devis, visites sur sites, engagements des commandes, rapprochements des factures, gestion SAV).
  • Recense les besoins en mobilier administratif et élabore le budget des services
  • Gère les commandes de fournitures de bureau et de fleurs du Cabinet du Maire / des commandes de sapins pour les écoles et autres commandes ponctuelles…

 

Gestion du classement et de l’archivage du service

  • Trie et classe les catalogues des fournisseurs
  • Classe et archive les marchés selon le mode opératoire mis en place au niveau de la Commande Publique (identification/ mise sous boite et classement armoires)
  • Gestion de l’archivage des marchés terminés avec le service Archives.

 

Gestion et mise à jour de la Banque de Données Fournisseurs accessible aux services, sous intranet, avec les informations nécessaires à la passation des commandes de fournitures courantes.

 

Aide et assistance aux acheteurs et au chef de service dans l’ensemble des tâches nécessaires au bon fonctionnement du service.

  • Réalisation de consultations 3 devis auprès des fournisseurs et/ou de MAPA en lien avec la Chef de Service en cas de surcharge de travail.
  • Réalisation d’études ponctuelles sur demande du chef de service.
  • Aide et assistance aux acheteurs dans le cadre de la passation des marchés publics, l’organisation de tests et des visites, l’envoi et rédaction de courrier, la finalisation des documents.

 

Autres tâches nécessaires au bon fonctionnement du service.

  • Assure le contrôle des achats effectués par les services (commandes hors marchés / erreur ou oubli de numéro de marché / erreur de code prestation…)
  • Demande des attestations fiscales et sociales (500 attestations) tous les 6 mois / contrôle et classement des attestations.
  • Gestion des pénalités de retard
  • Règlement des litiges avec les fournisseurs en premier ressort.

 

Gestion de la plateforme de ventes aux enchères des biens réformés

  • Recensement des biens à vendre
  • Préparation des fiches de biens + photos
  • Mise en vente
  • Assure et contrôle les paiements
  • Transmets les informations nécessaires aux finances et aux services pour finaliser les ventes.

 

 

+ Référents RH / Budget / Intranet / Archives……

 

Référent budgétaire comptable du service Accueil-Courrier-Reprographie

 

Information/ Communication : A un rôle de conseil auprès des différents services demandeurs.

Polyvalence : Peut prendre en charge des dossiers en fonction des besoins rencontrés par le service.

Profil

Théoriques : Connaissances achats et marchés publics. Connaissances Comptables et budgétaires.

 

Techniques / Pratiques : Utilise les outils de bureautique (Word/ Excel), le progiciel SEDIT ; E.MARCHE et ASTECH.

 

Aptitudes / Qualités : Très bon relationnel. • Faculté d’adaptation. • Pédagogie. • Rigueur. • Organisation. Réactivité • Autonomie • Sens des responsabilités • Ouverture et flexibilité ; capacité à aller chercher l’information.

Informations complémentaires

Relations internes et externes : Relations avec l’ensemble des services. Contacts et échanges avec les sociétés.

 

Conditions de recrutement : Recrutement selon conditions statutaires prévues dans la loi n°84-53 du 26 janvier 1984

 

Poste à pourvoir le 01/05/2020

 

CV et lettre de motivation à adresser à l'attention de Monsieur le Maire

Catégorie C
JD/ADM/1354
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