Suresnes Assistante de Direction - F/H

Missions

Secrétariat : Assure l’accueil téléphonique. · Répond à des courriers administratifs simples. · Effectue du classement de dossiers · Gère les agendas, les réservations de salle et les plannings du Directeur de pôle et des cadres de la direction.

 

Gestion administrative : Correspondant Courrier (ELISE) · Réceptionne, trie et distribue le courrier pour les différents services du pôle. · Elabore et met en place des tableaux de bord et des indicateurs de suivi · Réalise et tient à jour le planning des congés des agents du pôle · Gère les contrats et les conventions passés avec les prestataires (notamment les conventions avec les intervenants du PAD).

 

Gestion budgétaire : Correspondant « Budget » et « Commande publique » · Participe à l’élaboration du budget  et saisit le budget.· Réalise le suivi du budget.  · Assure le suivi des factures et la gestion des commandes sur SEDIT et sur CORIOLIS (prise en charge des factures des 17 intervenants du PAD)

 

Communication / Information : Centralise les informations et assure la transmission régulière des informations au Directeur de pôle  · Communique en interne et en externe les informations liées aux activités du pôle · Alimente le site intranet du pôle · Centralise les informations des différents services pour la lettre trimestrielle de la DGA.

 

Organisation d’événements : Rédige et diffuse les notes de service pour l’organisation des événements du pôle · Tient à jour le calendrier des événements du pôle · Participe à l’organisation logistique des événements du pôle.

 

Polyvalence : · Assure l’accueil du PAD en cas d’absence des agents d’accueil. Participe à l’élaboration des statistiques de fréquentation du PAD · Participe au suivi de l’octroi des décrets de naturalisation et à la préparation des cérémonies de remise des décrets de naturalisation (Cérémonie des Nouveaux Français).

Profil

Formations : une formation en secrétariat est souhaitée.

Théoriques : Connaissance des techniques de secrétariat.
 

Techniques / Pratiques : Met en œuvre les pratiques propres au domaine. : Utilise les logiciels de bureautique (Word, Excel et Power point), Contact, Sedit.
 

Aptitudes / Qualités : Sens de l’écoute et des relations humaines. Capacité à hiérarchiser les tâches et à chercher l’information, sens de la confidentialité, discrétion,  diplomatie, qualités relationnelles, aptitudes à la rédaction, écoute, rapidité d’exécution.

Informations complémentaires

Relations internes et externes : Travaille en équipe avec l’ensemble des agents du pôle et avec les autres services de la Mairie. Assure l’accueil et le contact avec l’ensemble des partenaires du pôle.

 

Grandes tendances dans le poste : Polyvalence, disponibilité, sens de la confidentialité.

Catégorie C
MC/ADM/1130
Ce site web utilise des cookies pour la réalisation des statistiques de visites. Ils nous permettent également d'assurer un bon fonctionnement de nos services. En poursuivant votre navigation, vous acceptez l'utilisation de ces cookies.
Pour plus d'informations, Lire la politique des cookies >>.